Aktiver autosvaret!

I dag er lidt som sommerdagene i juli: alle sætter autosvar på deres mails. I store dele af den kristne verden går folk på juleferie i dag, og sætter derfor deres indbakker til at fortælle alle, der skulle formaste sig til at arbejde, at de ikke er der til at svare. Men ofte sker det i hast, og dermed også uden den store tanke på indholdet. Mange ender derfor med et autosvar, hvor sommerferie er skiftet ud med juleferie, eller slet og ret med Outlooks automatiske: ikke til stede.

Og det kan egentlig undre. Store virksomheder, der har dyre kampagner kørende og betaler konsulenter svimlende summer for at effektivisere deres kommunikation, overser ofte den mest afsendte mail af dem alle: autosvar. De fleste autosvar jeg har modtaget i mit arbejdsliv, er derfor alle blottet for kommunikation. De indeholder den vigtigste oplysning: Er her ikke. Men ofte ikke meget mere end det. Nogen gange med informationer om, hvem man ellers kan kontakte, men sjældent mere end det.

Men hvorfor ikke give folk noget sammen med den oplysning? Et autosvar er jo ikke en mail, man bliver glad for at se, som modtager. Man kan konstatere, at ens henvendelse er gået forgæves og åbner dem derfor altid med et suk og en lidt flad fornemmelse. Så hvorfor ikke forsøde oplevelsen med noget uventet, relevant eller spøjst info?

Den sæsonbestemte med lidt julelæsning
For at gøre op med de kedelige autosvar, har jeg derfor peppet min egen op en smule og indsat links til den analoge del af firmaetsjulekort, firmaets site og bloggen.

Under emnefeltet: ”På sneklædt juleferie”, lyder mailen:

”Tak for din mail! Jeg ser den dog først d.3. januar, når jeg igen er tilbage fra juleferie.

I mellem tiden kan du forlyste dig med juleopstillingen fra årets julekort: http://julekort.advicedigital.dk/advice_digital_julekort.pdf, se nærmere på året der gik i firmaet på http://advicedigital.dk/ eller læse mig over skulderen på bloggen http://digitaletanker.dk/

Glædelig jul og godt nytår!”.

Efterfulgt af mine vanlige kontaktoplysninger.

Men hvorfor ikke indsætte dit nytårsforsæt? Det du har været gladest for, i året der gik eller det du glæder dig mest til, i året der kommer? Sæt dit præg på autosvaret, som du ville med alt andet. Hvorfor har man gjort sig umage med julekortet, hvis man glemmer signaturen?

Den politiske med link til aktion

Under EP-valgkampen i 2009 kunne jeg ikke dy mig for at skrive Sofie Carsten Nielsens autosvar om, efter at have modtaget en fra hende.

Under emnefeltet: ” Tak for din mail – jeg er i valgkamp”, var autosvaret følgende:

”Jeg forsøger at besvare alle mailhenvendelser, men da jeg modtager rigtig mange af dem og i øvrigt frem til 7. juni er på farten rundt i landet, kan der gå lidt tid. Drejer din henvendelse sig om min valgkampagne, kan du også kontakte kampagneleder, Lisa Rosager på ep09@radikale.dk

Bedste hilsner”, efterfulgt af kontaktoplysningerne.

Der var ingen saft og kraft og ingen henvisning til, hvad man rent faktisk kunne gøre for hende i valgkampen, mens man ventede på svar fra hende.

Jeg skrev derfor følgende som bud på alternativ:

”Tak for din mail!

Jeg forsøger at besvare alle mailhenvendelser, men da jeg er på farten rundt i landet frem til 7. Juni, kan der gå lidt tid.

Gå derfor ind på http://bit.ly/ltUll og tjek min kalender, så ses vi måske? Tøv ikke med at hive fat i mig til en snak om Danmarks rolle i EU – det er det, jeg brænder for.

Da alle de store partier lige nu disker op med dyre reklamer, har jeg brug for din hjælp – meld dig som debattør, aktiv eller budbringer http://bit.ly/FDXvj og hjælp mig med at gøre en forskel. Småbeløb til kampagnen modtages ligeledes med kyshånd http://bit.ly/9eCFl

Drejer din henvendelse sig om selve min kampagne, kan du kontakte kampagneleder, Lisa Rosager på ep09@radikale.dk.

Bedste hilsner og ønsker om en god valgkamp

Sofie,” efterfulgt af kontaktoplysningerne.

Fra nødvendigt onde til fast del af kampagnen

Autosvaret kan dermed bruges som en naturlig del af kommunikationen. Og bruger du samtidig tjenester som bit.ly til at forkorte dine links, før du sætter dem ind, kan du tracke klikraten efterfølgende. Hvor mange gik videre fra mailen? Lykkedes det at aktivere denne glemte kommunikation?

Men gør det med måde…

Som med alt her i livet skal det gøres med måde. Hold dig til få ekstra linjer og udelad ikke det folk forventer at få ud af autosvaret: vished om, hvornår du kan besvare deres henvendelse. Det er jo derfor de åbner den.

(Opdateret d.27. december – se kommentarer)

Related Posts with Thumbnails

5 Responses to “Aktiver autosvaret!”

  1. Kristian Risager Larsen december 27, 2010 at 00:37 #

    Autosignatur er en funktion, hvor du kan få dit email-program til altid at skrive noget a’la “Med venlig hilsen” og kontaktoplysniger.
    Det, du omtaler (og du nævner det faktisk) er autosvar, autoreply eller, som Outlook og du også kalder det, “ikke til stede-assistent”.

    • Anna Ebbesen december 27, 2010 at 23:16 #

      Tak for præciseringen! Det er også lige blevet pointeret, af en af mine kollegaer – sådan kan det gå, når man blogger på farten! Jeg har derfor ændret “autosignatur” til “autosvar” i indlægget, så begrebet passer til indholdet :-)

      Navnet på “autosvaret” afhænger vist også af, hvilket mailprogram man bruger. Da både min arbejdsmail og min private mail er placeret på Google-kontoer, hedder det fx en “vaccation responder” i mit univers.
      Hvad er du så endt med, som autosvar/reply/vaccation responder?

  2. Christian december 29, 2010 at 14:32 #

    Hej Anna

    Tak for inspirerende indlæg. Vil klart begynde at tænke kreativt næste gang jeg holder ferie :-) Jeg undrer mig også over de meget flade autosvar a la “Jeg er ikke på kontoret” uden nogen henvisning til hvem man ellers kan tage kontakt til.

    Forresten, så mangler du også lige at ændre i titletagget, da der stadig står “autosignaturen” :-)

    • Anna Ebbesen januar 3, 2011 at 15:39 #

      Arh så da også! Tak :-D
      Og er glad for, at det kunne inspirere!

Trackbacks/Pingbacks:

  1. Refresh: Shared Items – January 23, 2011 - januar 23, 2011

    [...] tanker fra hverdagen – Aktiver autosignaturen!December 23, 2010 – Dette er en god idé. Hvis du endelig er faldet så langt ned i [...]

Leave a Reply:

Gravatar Image